Exportación de contactos de Gmail y otros trucos que aumentarán tu productividad

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Con alrededor de 1.500 millones de usuarios y contactos en todo el mundo, Gmail ha alcanzado con éxito el estado de ser uno de los servicios de correo electrónico gratuitos más populares en la actualidad.

Presentado en 2004 con una oferta de capacidad de almacenamiento inicial de 1 GB, los usuarios de Gmail ahora disfrutan de 15 GB de almacenamiento.

Este salto significativo en la capacidad de almacenamiento fue el resultado de la fusión de Gmail con otros dos servicios de Google: Google Drive y Google Photos.

Los usuarios de Gmail también pueden comprar almacenamiento adicional de hasta 30 TB de Google One con una tarifa de suscripción de $299.99 por mes.

Dicho esto, uno podría estar pensando en lo que puede hacer Gmail y las funciones que tiene, como la exportación de contactos de Gmail, al utilizar una capacidad de almacenamiento tan amplia.

Más importante aún, ¿cómo puede utilizar y maximizar Gmail para aumentar su productividad, ya sea para objetivos personales o relacionados con el trabajo?

Profundizamos en los detalles.

logotipo de gmail

Búsqueda Avanzada

Como era de esperar, Gmail adopta la fuerza clave de su creador Google, que es la búsqueda.

Al utilizar el cuadro de búsqueda y las palabras clave, puede encontrar fácilmente remitentes, destinatarios, mensajes, archivos adjuntos, archivos de Google Drive, listas de correo, spam y correos basura en Gmail.

Eso es sin tener que pasar horas desplazándose hacia abajo y buscando correos electrónicos antiguos de una página a otra.

Filtros basados ​​en alias

El filtrado basado en alias le permite ordenar los mensajes en Gmail tan pronto como ingresan a su buzón.

Los alias se pueden crear utilizando su dirección de correo electrónico única y asignar un alias particular que redirija a una carpeta diferente.

Si lo hace, le permite separar, por ejemplo, los mensajes relacionados con el trabajo de los demás.

Use alias para filtrar y etiquetar mensajes

Autenticar contactos y correos electrónicos de Gmail

Gmail lo ayuda a evitar los correos electrónicos no deseados para protegerlo de las estafas de phishing.

Los correos electrónicos no autenticados se bloquean o marcan como correo no deseado e incluso pueden rechazarse por completo por motivos de seguridad.

El nombre del remitente de un correo electrónico no autenticado aparece con un signo de interrogación junto a su nombre.

Los correos electrónicos se pueden autenticar mediante SPF o DKIM.

Archivado automático

Una función de filtrado en Gmail, el archivado automático elimina los correos electrónicos antiguos de la bandeja de entrada, pero no se eliminan.

Gmail los mueve a una etiqueta asignada a través de un filtro, pero siguen siendo accesibles y fáciles de encontrar para su uso futuro.

Respuestas preparadas

Habilitado desde la pestaña Avanzado en la configuración de Gmail, Canned Responses le permite crear un correo electrónico, formatearlo y asignar el nombre del remitente.

Las respuestas enlatadas se pueden usar para que pueda insertar contenido de uso frecuente.

Si lo hace, disminuye el tiempo que dedica a escribir un correo electrónico, lo que resulta en una mayor productividad.

Función de respuesta enlatada de Gmail

Notificación de escritorio

Gmail puede notificarle una vez que un nuevo correo electrónico o un correo electrónico importante llega a su bandeja de entrada.

Puede recibir una notificación por correo electrónico cuando esté en Gmail, ya sea que esté utilizando Chrome, Firefox o Safari como su navegador de Internet.

Con la notificación de escritorio activada, no tienes que revisar tu buzón una y otra vez.

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Gmail móvil

La aplicación Gmail le permite acceder a su correo electrónico en cualquier lugar y en cualquier momento.

En comparación con acceder a Gmail en su navegador móvil, la aplicación móvil responde y se carga más rápido, lo que le permite ahorrar más tiempo.

Si bien está disponible de forma nativa en dispositivos Android de forma predeterminada, puede descargar la aplicación Gmail desde Apple Store si posee un dispositivo iOS.

Gmail sin conexión

Activar el correo sin conexión le permite leer, responder y buscar mensajes de Gmail incluso cuando está desconectado de Internet.

Para activar esta función, vaya a la configuración de Gmail sin conexión, marque «habilitar el correo sin conexión» y elija cuántos días de mensajes desea sincronizar.

Una vez hecho esto, puede consultar sus correos en mail.google.com sin conexión.

Cómo hacer que Gmail esté disponible sin conexión

Exportar e importar contactos y correos electrónicos de Gmail

Al comprender que los usuarios con una nueva cuenta de correo electrónico aún pueden necesitar contactos y mensajes de una cuenta anterior, Gmail le permite realizar la migración fácilmente.

En la configuración de la cuenta anterior, marque ‘habilitar POP para todo el correo’. Una vez que guardó el cambio, vaya a su nueva cuenta, vaya a la configuración y agregue la cuenta anterior a la pestaña ‘cuenta e importación’.

También puede exportar e importar su lista de contactos en formato de hoja de cálculo a través de Google Contacts.

Si necesita transferir contactos de iOS a Android y viceversa, lea nuestros artículos aquí y aquí.

Atajos de teclado

Gmail tiene una amplia gama de atajos de teclado que puede usar para explorar su bandeja de entrada, formatear el correo electrónico y completar varias acciones.

La activación de métodos abreviados de teclado hace que su experiencia con Gmail sea más eficiente y fluida. Reduce el tiempo que dedica a hacer clic para realizar una tarea.

Además de la configuración predeterminada, Gmail también le permite personalizar los atajos de teclado.

Atajos de teclado para la eficiencia

Silenciar conversaciones

Es posible que una conversación por correo electrónico en Gmail ya no requiera su atención.

Sin embargo, aún puede distraerlo cada vez que recibe una nueva respuesta.

Si silencia esa conversación, la alejará de su bandeja de entrada para que pueda concentrarse más en conversaciones importantes que requieren sus comentarios inmediatos.

Silenciar conversaciones para evitar distracciones

formato simple

Muchos servicios de correo electrónico hoy en día bloquean HTML como medida de seguridad porque se pueden incrustar malware y otras herramientas de ciberdelincuencia.

Por lo tanto, un mensaje de correo electrónico en formato HTML podría no aparecer correctamente a su contacto y también podría bloquearse.

Habilitar el formato de texto sin formato en Gmail elimina este problema, lo que permite que su contacto reciba su mensaje en su esencia básica y comprensible, menos las cosas sofisticadas.

Carga rápida

Simple y optimizado, Gmail está diseñado para cargarse rápidamente, pero también puede experimentar retrasos ocasionales.

Puede aumentar aún más su rendimiento haciendo algunos ajustes.

Estos incluyen reducir la cantidad de correos electrónicos que se muestran, eliminar correos electrónicos y cambiar al modo HTML básico de Gmail.

Responder a todos

Con la función Responder a todos de Gmail, ya no tiene que ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas involucradas en su mensaje una por una.

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Haga clic en el botón Responder a todos cuando esté seguro de que todos los encuestados en su correo electrónico deben recibir su respuesta.

Mientras tanto, tenga cuidado al usar esta función si cree que otros encuestados no están obligados a ver sus comentarios.

La función Responder si solo hay un encuestado

Menú contextual

Al revitalizar esta función a principios de este año, el menú del botón derecho de Gmail viene con más opciones que deberían haber estado ahí desde su presentación.

Además de las opciones esperadas de Responder, Responder a todos y Reenviar, también obtendrá Archivar, Eliminar y Silenciar para cadenas de correo electrónico antiguas y no deseadas.

También tiene las opciones Mover a y Etiquetar como que le permiten filtrar sus mensajes de correo electrónico.

Programar correos electrónicos

Una forma ingeniosa de enviar mensajes a muchas personas, Gmail le permite programar hasta 100 correos electrónicos.

Elija la opción Programar envío ubicada en la parte inferior izquierda junto al botón Enviar una vez que haya terminado de redactar su mensaje.

Gmail también le brinda opciones para cambiar o cancelar la programación de sus correos electrónicos.

Correos electrónicos autodestructivos

Probablemente tomando una hoja del libro de Misión Imposible, Gmail te permite enviar mensajes de correo electrónico que se autodestruyen.

En el modo confidencial, los correos electrónicos se pueden programar para que se autodestruyan en un lapso de un día a cinco años.

El reloj de autodestrucción comienza a funcionar desde el momento en que envió el correo electrónico, no cuando el destinatario lo abre.

Envíe y reciba dinero dentro de sus contactos de Gmail y más allá

Una función disponible solo en los Estados Unidos, Gmail le permite enviar dinero a cualquier dirección de correo electrónico de forma gratuita.

La cuenta de Gmail usa Google Pay vinculado a una tarjeta de débito o cuenta bancaria emitida en EE. UU.

También puede solicitar y recibir dinero de las personas en sus contactos de Gmail o cualquier persona con una cuenta de Gmail usando esta función.

Destacar un correo electrónico

Marcar correos electrónicos en Gmail con una estrella los etiqueta como importantes.

Los correos electrónicos destacados lo ayudan a encontrarlos más fácilmente al usar is:starred o has: con el nombre de la estrella, por ejemplo, has:yellow:star.

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Gmail también puede decidir qué correos electrónicos son importantes en función de a quién envías, con qué frecuencia los envías, qué correos electrónicos que abre, palabras clave que suele leer y qué correos electrónicos archiva o elimina.

Agregar estrella para etiquetar y filtrar mensajes

Deshacer Enviar

Hay muchas razones por las que necesita recuperar un mensaje de correo electrónico.

Cualquiera que sea el motivo, Gmail salva el día con su función Deshacer envío.

Puede hacer esto eligiendo la opción Deshacer ubicada en la parte inferior izquierda del mensaje que envió.

Gmail también ofrece una opción para que establezca la cantidad de tiempo para recuperar un mensaje.

¿Contactos de Gmail cuestionables? Bloquear o cancelar suscripción

¿Está recibiendo correos electrónicos no deseados de fuentes que no deberían estar presentes en su lista de contactos de Gmail?

Puede ordenar su bandeja de entrada bloqueando y cancelando la suscripción del remitente de estos correos electrónicos.

El bloqueo de una dirección de correo electrónico redirige esos mensajes a la carpeta de correo no deseado.

¿Se registró en un sitio web que envía muchos mensajes de correo electrónico, como boletines y promociones?

Haga clic en el botón para cancelar la suscripción en el mensaje de correo electrónico y siga las instrucciones posteriores para dejar de recibir esos mensajes.

Usar pestañas

Otra función de filtrado de Gmail, las pestañas de la bandeja de entrada, lo ayudan a organizar los correos electrónicos que llegan a su buzón.

En Configuración, Gmail presenta categorías de pestañas que puede seleccionar.

Puede arrastrar y soltar en una pestaña un mensaje según sus preferencias.

Administre sus contactos de Gmail y más con herramientas

A pesar de ser una plataforma de correo electrónico ya poderosa, las capacidades de Gmail aún se pueden mejorar con la ayuda de extensiones.

Las extensiones o complementos son complementos que mejoran las funciones de Gmail, como la exportación de contactos de Gmail y más.

Haz clic en el ícono de ajustes ubicado en la parte superior derecha de Gmail y luego selecciona «Obtener complementos».

Aparece la ventana de G Suite Marketplace que le muestra una amplia gama de complementos que puede agregar a Gmail para aumentar su productividad.

Si necesita más información sobre estos Complementos de Gmail estad atentos a nuestro próximo artículo sobre este tema.

Lina
Lina García ha escrito sobre tecnología y marketing, cubriendo todo, desde la analítica hasta la realidad virtual, desde 2010. Antes de eso, obtuvo un doctorado en inglés, enseñó a escribir a nivel universitario y lanzó y publicó una revista en formato impreso y digital. Ahora es escritora, editora y consultora de marketing a tiempo completo.